Ключовими умовами підвищення якості та інфекційної безпеки гемотрансфузійних середовищ, а від так і ефективності діяльності Закладу служби крові, – є узгодження, стандартизація та контроль всіх етапів технологічного процесу, що відповідають за планування, заготівлю, виробництво, лабораторні дослідження, апробацію, карантинізацію, видачу компонентів та препаратів крові у лікувально-профілактичні заклади (ЛПЗ), забезпечення та використання витратних матеріалів. Механізмом досягнення цих умов є комплексна автоматизація діяльності Закладу служби крові. Так як, саме оперативність, надійність, точність, висока швидкість обробки та передачі інформації визначає ефективність організації технологічного процесу та прийняття управлінських рішень в Закладі служби крові[1].
Автоматизація технологічних процесів Закладу служби крові за рахунок впровадження інформаційної системи. З 2011р. в Харківському обласному центрі служби крові (ХОЦСК) розпочато розробку та впровадження автоматизованої інформаційної системи (АІС) – системи управління закладом, яка базується на застосуванні математичних методів та технічних засобів обробки даних під час обліку, контролю, аналізу, планування та організації процесів з урахуванням специфіки роботи служби крові.
Основні етапи створення та впровадження АІС в Закладі служби крові:
- попереднє обстеження Закладу служби крові;
- дослідження існуючих АІС в службі крові;
- визначення вимог та ключових факторів впливу;
- проектування та розробка АІС;
- впровадження та супровід АІС[2].
Попереднє обстеження Закладу служби крові проводиться з метою опису існуючих технологічних процесів, визначення вузьких місць, протиріч, недоліків. Огляд та оцінка ринку АІС дозволяє проаналізувати недоліки та переваги існуючих систем, обрати готове програмне рішення для впровадження або обґрунтувати доцільність розробки нового.
Вимоги користувачів до АІС поділяються на 3 рівня:
- рівень керівника (потужні механізми агрегації даних, отримання наочних звітів, легкість використання);
- стратегічний рівень менеджменту (планування);
- рівень користувача (легкість використання, простота навчання, прозорість операцій та дій)[3].
Ключові фактори впливу визначаються цілями, які планується досягнути завдяки впровадження АІС.
Цілі розробки та впровадження АІС в ХОЦСК:
- накопичення, зберігання, обробка, видача достовірної і оперативної інформації про донорів та осіб, якім заборонено виконувати донорську функцію;
- облік, контроль інформації про заготівлю та виготовлення компонентів і препаратів донорської крові;
- підвищення інфекційної безпеки та якості компонентів донорської крові;
- забезпечення простежуваємості компонентів крові від донора до реципієнта та в зворотньому порядку[4];
- оперативне керування запасами компонентів крові;
- зменшення імовірності виникнення помилок;
- можливість віддаленої роботи з актуальною базою донорів у відділеннях трансфузіології (ВТ), філіях та виїзних умовах заготівлі донорської крові;
- можливість інтеграції системи в об’єднану базу даних (БД);
- підвищення надійності зберігання інформації;
- автоматизація процесів прийняття рішень користувачами[5];
- оперативне формування форм статистичної звітності.
Досягнення кожної цілі передбачає визначення функціональних задач обліку, контролю та управління АІС в Закладі служби крові.
Проектування та розробка АІС включає елементи сукупності забезпечень:
- інформаційного (структура БД, вхідні параметри, довідникова інформація, вихідні параметри);
- математичного (логіка та алгоритми прийняття рішень);
- програмного (прикладні програмні рішення);
- організаційного (посадові інструкції, розпорядження, накази про відповідальність персоналу, зайнятого експлуатацією і супроводом АІС),
- технічного (комплект технічних засобів, спеціалізованого обладнання, витратних матеріалів, необхідних для експлуатації АІС)[6].
Впровадження та супровід АІС передбачає тестування отриманих програмних рішень на відповідність заявленим вимогам, підготовку Закладу служби крові до запуску програмного комплексу, навчання персоналу, установку та налагодження програмного комплексу.
АІС Служби крові в ХОЦСК представляє собою більш 20 автоматизованих робочих місць (АРМ). Комплекс технічних засобів включає в себе близько 30 комп’ютерів, в тому числі у ВТ та філіях. АІС складається з модулів, які виконують певні функції.
Модуль «Реєстратура» дозволяє здійснювати перевірку осіб, які виявили бажання бути донором, по БД на наявність тимчасових та постійних медичних відведень від донорства; облік інформації про донорів і осіб, яким заборонено виконувати донорську функцію; фотографування донор та присвоювання штрих-коду для подальшої ідентифікації. Штрих-код друкується на картці донора і наноситься на одноразовий паперовий браслет, що одягається на руку донора. Це дозволяє унікально ідентифікувати донора і його поточний візит, виключає необхідність пред’явлення паспорту і можливість підміни документів на всіх послідуючих етапах руху донора.
Модуль «Лабораторія переддонаційного обстеження» призначений для обліку та контролю витратних матеріалів, результатів клінічних лабораторних досліджень та автоматичного імпорту даних досліджень з гематологічного та біохімічного аналізаторів, які інтегровано з АІС.
Модуль «Лікар-терапевт» передбачає облік даних об’єктивного обстеження та анамнезу донора, перегляд даних попередніх візитів донора, реєстрацію заключення про придатність або не придатність до донації, типу донації та дози, імпорт параметрів та результатів досліджень з апаратної части обладнання.
Функціями модулю «Донації» є облік результатів проведення донації, автоматичне формування технологічних етикеток зі штрих-кодом на контейнери з заготовленою кров’ю і пробірки-супутники, списання витратних матеріалів.
Модулі «Виїзна бригада» та «Відділення трансфузіології/філія» – це поєднання модулів «Реєстратура», «Лабораторія переддонаційного обстеження», «Лікар-терапевт», «Донації» з певними правами доступу.
Модуль «Виробництво компонентів» включає в себе реєстрацію даних про вироблені компоненти, формування та друк технологічної етикетки, контроль об’єму компонентів та списання витратних матеріалів.
Модуль «Карантинізація» передбачає автоматизовану перевірку плазми на наявність вірусоносійства або захворювання донора на ВІЛ, вірусні гепатити, сифіліс та інші інфекції під час карантинізації, контроль зняття плазми з карантинізації за терміном та систему обліку плазми у морозильних камерах.
Модулі «Біохімічна лабораторія», «Ізоімунологічна лабораторія», «Бактеріологічна лабораторія», «Лабораторія скринінгу на гемотрансмісивні інфекції» передбачають автоматизований облік та контроль результатів лабораторних досліджень, запасів і витрат реактивів та реагентів, імпорт даних з лабораторних аналізаторів.
Модуль «Контроль якості» призначений для обліку, контролю та оперативного аналізу рівня дотримання технології на всіх етапах заготівлі, переробки, зберігання донорської крові і її компонентів, сертифікації готової продукції;
Модуль «Апробація та паспортизація» дозволяє здійснювати автоматизоване етикетування готової продукції за результатами лабораторних досліджень та контролю якості, облік і контроль списання компонентів.
Модуль «Експедиція» включає в себе наступні автоматизовані функції: облік надходження та видачі готової продукції, оперативне керування та контроль запасів, відстежування терміну придатності, списання компонентів крові, облік інформації про реципієнта.
Модуль «Виробництво препаратів та імунологічних стандартів» передбачає автоматизацію процесу виготовлення препаратів донорської крові та імунологічних стандартів, списання витратних матеріалів та компонентів, контроль послідовності стадій виробництва;
Модуль «Аналітичний блок» – це вбудований механізм відбору даних в режимі реального часу за заданими параметрами, контролю за виконанням планових завдань та використанням компонентів, аналізу діяльності Закладу служби крові, формування статистичної медичної звітності (в т.ч. форма 39-здоров).
Модуль «Матеріально-технічного забезпечення» містить в собі автоматизований облік надходження та видачі матеріальних цінностей (лікарських засобів, виробів медичного призначення), контроль запасів та термінів придатності.
Модуль «Бухгалтерія» забезпечує ведення автоматизованого обліку основних засобів, матеріальних цінностей, витрат на виробництво, фінансово-розрахункових операцій, грошових коштів, готової продукції, праці та заробітної плати;
Модуль «Лікарняний банк в ЛПЗ» передбачає автоматизоване формування вимог та заявок на гемотрансфузійні середовища, облік і контроль запасів та терміну придатності компонентів в ЛПЗ; реєстрацію результатів трансфузій та ускладнень.
Модуль «Техніко-економічне планування» передбачає автоматизацію задач розрахунку планів виробництва, фонду заробітної плати, собівартості готової продукції, тощо.
Модуль «Взаємодія Закладу служби крові в системі міжобласного реєстру» забезпечує оперативний обмін даними про осіб, які мають відведення від донорства між закладами служби крові різних областей.
Особливостями розробленої та впровадженої АІС в ХОЦСК є:
- автоматична ідентифікація донора, донації та кожної окремої дози крові та її компонентів, пробірок з матеріалом для дослідження з залученням технології штрих кодування;
- система інформаційної взаємодії та оперативного обміну даними у режимі реального часу;
- формування та друк супровідної та статистичної медичної документації;
- можливість швидкого налаштування інтеграції в об’єднану БД;
- можливість інтеграції з апаратною частиною лабораторного обладнання;
- система аутентифікації користувача за допомогою паролю, або штрих-коду;
- багаторівнева система розмежування доступу;
- простий та зрозумілий інтерфейс;
- реалізація СОПів в конфігурації та логіці системи.
Комплексна автоматизація в ХОЦСК являє собою приклад розробки та впровадження АІС у Закладі служби крові. Використання данної АІС забезпечує оптимізацію витрат, шляхом автоматизованого контролю технологічного процесу; зниження трудомісткості обробки інформації; зменшення імовірності винекнення помилок персоналу, пов’язаних з «людським фактором»; підвищення достовірності та оперативності отримання статистичних даних.